Eettiset toimintaohjeet

Näiden eettisten toimintaohjeiden tarkoitus on opastaa meitä kaikkia toimimaan päivittäisessä päätöksenteossa hyvän yrityskansalaisuuden edellyttämällä tavalla, ja ne määrittelevät kaikissa toiminnoissamme vaadittavan vähimmäistason.

Nämä eettiset toimintaohjeet koskevat jokaista, joka työskentelee Neova Oy:ssä, sen tytäryrityksissä tai näiden hallitsemissa yrityksissä (yhdessä ”Neova”). Nämä ohjeet on otettu käyttöön kaikissa konsernin yrityksissä Neova Oy:n hallituksen päätöksellä ja paikallisten menettelytapojen mukaisesti.

Haluamme menestyä kilpailussa olemalla ylivertaisia omalla alallamme. Meille Neovalla on tärkeää rakentaa ja kehittää yrityksen liiketoimintaa pitkäjänteisen kestävästi. Eettisesti toimiminen on perusta päivittäiselle työllemme. Otamme huomioon paitsi kansalliset ja kansainväliset lait ja määräykset myös asiakkaiden, henkilökuntamme ja muiden sidosryhmien odotukset sekä Neovan arvot.

Meitä kaikissa tilanteissa ohjaavat arvomme ovat:

• Kunnioitukseen perustuva luottamus (Trust through respect)
• Rohkeus uudistua (Courage to renew)
• Keskittyminen asiakkaiden menestykseen (Focus on customer success)
• Yhdessä onnistuminen (Achieving together)

Edistämme hyvää kauppatapaa ja odotamme samaa liikekumppaneiltamme, urakoitsijoiltamme, aliurakoitsijoiltamme, toimittajiltamme, alihankkijoiltamme, jakelijoiltamme ja kaikilta muilta yhteistyökumppaneiltamme (”Kumppanit”). Tämä tarkoittaa myös, että on tärkeää muistaa, ettei näitä eettisiä toimintaohjeita voi kiertää käyttämällä alihankkijoita tai muita kumppaneita.

1. Vastuullisuus ja lakien ja määräysten noudattaminen

Pidämme lupauksemme ja noudatamme palveluissamme olemassa olevia ammattisäännöstöjä ja korkeaa etiikkaa.

Noudatamme liiketoiminnassamme kaikkia soveltuvia paikallisia, kansallisia ja kansainvälisiä lakeja ja määräyksiä ja muita Neovan sitoumuksia. Jos lait ja määräykset eroavat näistä eettisistä toimintaohjeista tai muista Neovan toimintalinjoista ja ohjeista, noudatamme säännöistä tiukempaa. Tämä tarkoittaa myös sitä, että jos ainoa keino päästä sopimukseen on toimia lain vastaisesti tai epäeettisesti, luovumme sopimuksesta.

Neovan jokainen johtaja, esimies ja työntekijä antaa panoksensa johtajuuteemme toimimalla eettisen toiminnan ja rehellisyyden kulttuurin lähettiläänä.

2. Eturistiriidat

Vältämme eturistiriitoja, jotka voisivat heikentää päätöksentekoamme liiketoiminnassa, ja mikäli sellaisia ilmenee, tuomme ne esiin, koska henkilökohtaiset etumme eivät saa vaikuttaa päätöksentekoomme.

Emme tee työtä tai ole suorasti tai epäsuorasti osallisina Neovan kanssa kilpailevissa liikeyrityksissä tai sellaisen tahon liiketoiminnoissa, jolla on liikesuhde Neovaan, emmekä hae liikesuhteista henkilökohtaista taloudellista tai muuta etua. Varsinaisten eturistiriitojen lisäksi tulee välttää myös eturistiriidalta vaikuttavia tilanteita.

Eturistiriidat ovat todennäköisiä erityisesti seuraavissa tilanteissa:
– sopimuksen tekeminen Neovan toimittajien tai kumppaneiden kanssa henkilökohtaisia tarkoituksia varten
– liiketoiminta perheenjäsenten tai sukulaisten omistaman tai hallitseman liikeyrityksen kanssa
– ulkopuolinen työsuhde Neovan kanssa voimassa olevan työsuhteen aikana
– merkittävät intressit Neovan kilpailija-, toimittaja- tai asiakasyrityksissä
– henkilökohtainen osallistuminen poliittiseen tai yhteiskunnalliseen toimintaan – pidämme tällaista toimintaa tervetulleena edellyttäen, että se ei häiritse työtehtävien suorittamista.

3. Rehellisyys – ei korruptiota tai lahjontaa

Noudatamme toiminnassamme kaikkia sovellettavia korruption vastaisia lakeja esimerkiksi kieltäytymällä vastaanottamasta tai antamasta lahjuksia, voitelurahoja tai mitään, millä on arvoa, jos tarkoituksena on liiketoiminnan hankkiminen tai ylläpitäminen tai sopimattoman edun tai hyödyn saaminen – olipa kyse sitten toimimisesta suoraan itse tai kolmannen osapuolen välityksellä.

Linjamme on, että
– maksamme aina itse oman henkilöstömme matka- ja majoituskustannukset käytäessä toimittajien luona, konferensseissa, referenssituotantolaitoksissa ym.
– emme koskaan tarjoa rahaa tai mitään rahaan rinnastettavissa olevaa lahjoina tai kestityksenä
– annamme ja vastaanotamme kestitystä vain avoimesti tehden selväksi, että siinä ei ole mitään salattavaa.

Jos meille tarjotaan lahjoja, kestitystä tai kulukorvauksia, joita voidaan pitää liiallisina tai sopimattomina mahdollisia liiketoimia ajatellen, me sekä kieltäydymme sellaisesta lahjasta, kestityksestä tai kulukorvauksesta että raportoimme asianmukaisesti sen tarjoamisesta.

4. Reilun kilpailun edistäminen – ei kilpailunrajoitusrikkomuksia

Kilpailu kannustaa tehokkuuteen ja innovatiivisuuteen ja takaa kuluttajille laajemman tuote- ja palveluvalikoiman parhaaseen mahdolliseen hintaan. Kilpailun rajoittaminen on kiellettyä ympäri maailmaa. Myös silloin, kun liiketoiminta on vaarassa, on sääntöjen noudattaminen ainoa sallittu toimintatapa. Käytännössä tämä tarkoittaa seuraavaa:
– Emme osallistu hintakartelleihin, asiakkaiden tai markkinoiden jakamiseen tai tuotannon koordinoimiseen kilpailijoiden kanssa.
– Emme keskustele arkaluonteisista tiedoista tai jaa niitä kilpailijoiden kanssa tavalla, joka rikkoisi kilpailulainsäädäntöä. Tällaisia tietoja ovat esimerkiksi tuotantomäärät ja hinnat.
– Emme sanele tai ohjaa asiakkaiden jälleenmyyntihintoja.
– Jos olemme määräävässä markkina-asemassa, emme väärinkäytä sitä.

Kaikenlaiset kilpailun rajoittamiseen tähtäävät tai sellaista mahdollisesti aikaansaavat yhteistoiminnat, epämuodolliset keskustelut tai ”herrasmiessopimukset” ovat kiellettyjä.

Toimialajärjestöjen tapaamiset tarjoavat mahdollisuuden tavata kilpailijoita ja keskustella yleisesti alaan liittyvistä kysymyksistä. Tämä on tavallisesti hyväksyttävää edellyttäen, että kilpailun vapautta varmistavien lakien asettamia rajoituksia noudatetaan. Tämän vuoksi työntekijöiden tulee toimia varovaisesti ja, jos he ovat epävarmoja, hankkia tarvitsemansa neuvot lakikysymyksiin ennen tällaisiin tapaamisiin osallistumista.

5. Tiedä, kenen kanssa käyt kauppaa – rahanpesun torjunta

Tuemme kansainvälistä yhteisöä kansainvälisen terrorismin ehkäisyssä ja taistelussa sitä vastaan. Tuntemalla asiakkaamme ja muut liikekumppanimme voimme pienentää riskiä päätyä mukaan tukemaan laitonta liiketoimintaa. Kaikkien työntekijöiden edellytetään noudattavan rahanpesun torjuntaan tähtääviä lakeja ja kaupallisia sanktioita (pakotteita) ja kunnioittavan kauppakieltoja ja -rajoituksia, jotka ovat osa kansainvälistä kauppasaartoa ja kansainvälistä terrorismin vastaista taistelua, mukaan lukien maksuja ja muuta pääoman liikkumista sekä jälleenvientiä koskevat kiellot ja rajoitukset.

6. Ihmisoikeudet ja työntekijöiden oikeudet

Kunnioitamme ja noudatamme kansainvälisiä ihmisoikeuksia ja työntekijöiden oikeuksia, mukaan lukien YK:n ihmisoikeuksien yleismaailmallinen julistus ja Kansainvälisen työ-järjestön ILO:n perussopimukset. Sitoudumme henkilöstömme oikeudenmukaiseen ja tasapuoliseen kohteluun emmekä suvaitse syrjintää rodun, kansallisen tai etnisen alku-perän, kansalaisuuden, ihonvärin, kielen, sukupuolen, iän, perhetilanteen, seksuaalisen suuntautumisen, terveydentilan, uskonnon, yhteiskunnallisten mielipiteiden, poliittisen tai ammatillisen aktivismin tai minkään muun näihin rinnastettavissa olevan syyn perusteella. Pyrimme aktiivisesti lisäämään monimuotoisuutta, yhdenvertaisuutta ja osallisuutta toiminnassamme. Emme suvaitse minkäänlaista häirintää tai kiusaamista työssä emmekä salli pakkotyötä tai lapsityötä omassa toiminnassamme tai Kumppaneidemme toiminnassa.

7. Työterveys ja työturvallisuus

Olemme sitoutuneet tarjoamaan työntekijöillemme turvallisen ja terveellisen työskentely-ympäristön ja haluamme, että kaikki pääsevät terveinä töistä kotiin. Tämän tavoitteen saavuttamiseksi panostamme ennaltaehkäiseviin toimenpiteisiin ja selkeisiin vastuisiin sekä terveyteen ja turvallisuuteen liittyvien onnettomuuksien tai vaaratilanteiden raportointi- ja tutkintamenettelyihin. Raportoimme välittömästi kaikista havaituista turvallisuuspuutteista.

8. Ympäristövaikutukset

Tiedostamme toimintojemme ympäristövaikutukset ja pyrimme minimoimaan toimintamme haittavaikutukset ilmalle, maalle, maaperälle ja biologiselle monimuotoisuudelle.

Täytämme asiaan kuuluvien lakien, määräysten ja ympäristölupien määrittelemät ympäristövaatimukset ja varmistamme, että työntekijöillämme on riittävä osaaminen ja kokemus ympäristöasioista sekä käytössään velvoitteista suoriutumisen edellyttämät resurssit.

Toimimme ennaltaehkäisevästi ympäristöonnettomuuksien varalta ja varmistamme analysoimalla, tunnistamalla ja ottamalla käyttöön tarvittavat ennaltaehkäisevät ja korjaavat keinot, että meillä on riittävät mahdollisuudet reagoida asianmukaisesti tällaisiin tilanteisiin.

Ympäristönsuojelurikkomukset ja -valitukset käsitellään järjestelmällisesti ja niistä kerrotaan työntekijöille ja ulkoisille sidosryhmille.

9. Läpinäkyvyys

Selkeä ja ajallaan tapahtuva viestintä rakentaa luottamusta ja yhteisymmärrystä. Tallennamme liiketoimintaamme, organisaatiorakenteeseemme, taloudelliseen tilanteeseemme ja toimintaamme liittyvät tiedot ja tiedotamme niistä läpinäkyvästi, rehellisesti ja täsmällisesti sekä asiaan kuuluvien lakien ja määräysten mukaisesti. Kannustamme myös muita esittämään näkökulmansa, varsinkin jos se eroaa omastamme.

10. Neovan omaisuus

Neovan omaisuuteen kuuluvat erilaiset aineellisen ja aineettoman varallisuuden muodot. Kohtelemme kaikkea Neovan omaisuutta asiaankuuluvan huolellisesti ja käytämme sitä vain Neovan liiketoiminnan edistämiseen. Sama periaate pätee Neovan hallussa olevaan muiden osapuolten omaisuuteen.

11. Liikesalaisuudet ja immateriaalioikeudet

Päivittäisessä työssämme meille uskotaan Neovan ja liikekumppaneidemme luottamuksellisia tietoja. Näiden tietojen suojaaminen on meille äärimmäisen tärkeää ja muodostaa perustan menestymiselle markkinoilla, ja siksi on noudatettava varovaisuutta, jotta kukaan ei pääse näihin tietoihin tahattomasti tai luvattomasti.

Keksinnöt, patentit ja muut immateriaalioikeudet ovat innovaatiotyön ja tutkimus- ja tuotekehitystoimintojen hedelmiä. Meidän on siksi suojeltava näitä oikeuksia. Liikesalaisuuksia ja uutta tietoa ei saa välittää kolmansille osapuolille tai julkaista ilman, että ne on asianmukaisesti suojattu.

12. Tietosuoja

Tietosuojan tarkoitus on suojata tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan luonnolliseen henkilöön liittyviä tietoja rikkomuksilta näiden henkilötietojen käsittelyssä.

Suojaamme ja käsittelemme lain mukaisesti kaikkien henkilöiden henkilötietoja kaikessa toiminnassamme. Tämä koskee niin työntekijöidemme, asiakkaidemme, toimittajiemme kuin myös muiden sidosryhmiemme edustajien tietoja.

13. Yhteistyö asiakkaiden ja toimittajien kanssa

Yksi Neovan ydintavoitteista on menestyä yhdessä asiakkaidemme kanssa. Tämä tarkoittaa, että toimimme asiakkaitamme kohtaan aina sitoutuneesti, huomaavaisesti, avoimesti ja kunnioittavasti.

Kaikkia toimittajiamme tulee kohdella tasapuolisesti, ja edistämme reilua ja avointa tarjousprosessia. Puhtaasti taloudellisten ja laadullisten kriteerien lisäksi huomioimme toimittajia valitessamme yritysvastuunäkökohdat, kuten ympäristö- ja turvallisuusasiat.

Edellytämme kaikkien toimittajiemme noudattavan Neovan toimittajien eettisiä toimintaohjeita.

14. Raportointivelvollisuus, valvonta ja korjaavat toimenpiteet

Kaikkien työntekijöiden edellytetään raportoivan välittömästi kaikesta näiden eettisten toimintaohjeiden vastaisesta toiminnasta esimiehelleen, sisäiseen tarkastukseen, lakiosastolle tai sivulla https://report.whistleb.com/fi/Neova käytettävän tiedonanto-kanavan kautta.

Sovellettavan lain tai näiden eettisten toimintaohjeiden rikkomiseen suhtaudutaan vakavasti, ja sellainen toiminta voi johtaa kurinpitotoimenpiteisiin tai jopa työsuhteen päättämiseen.

Kannustamme Kumppaneitamme raportoimaan kaikesta näiden eettisten toiminta-ohjeiden vastaisesta toiminnasta Neovalle.

Kenellekään ei koidu sanktioita siitä, että hän vilpittömässä mielessä raportoi eettisten toimintaohjeiden rikkomisesta.

Kumppaneidemme edellytetään tietosuojamääräysten sallimassa määrin antavan pyydettäessä Neovalle näissä eettisissä toimintaohjeissa käsiteltyjä asioita koskevat tiedot ja sallivan Neovan suorittamat niitä koskevat tarkastukset.

Jos Neova havaitsee, ettei Kumppani täytä näissä eettisissä toimintaohjeissa asetettuja vaatimuksia ja odotuksia, Neova tarjoaa neuvontaa, jossa käydään läpi korjaamista tai parantamista vaativat seikat. Kumppanin on sen jälkeen viipymättä ryhdyttävä korjaaviin toimiin Neovan ohjeiden mukaisesti.

Kaikkien Kumppaneiden tulee ymmärtää, että Neovalla on oikeus peruuttaa avoimet tilaukset, keskeyttää mahdolliset jatkotilaukset ja irtisanoa sopimus Kumppanin kanssa, jos Kumppani rikkoo näitä eettisiä toimintaohjeita.

Hallituksen hyväksymä 7. marraskuuta 2024

Kekkilä-BVB on osa Neova-konsernia