Etiska riktlinjer

Syftet med dessa Etiska riktlinjer (Code of Conduct) är att vägleda oss alla att göra de korrekta dagliga besluten som förväntas av en bra företagsmedborgare och de anger de minimikrav som krävs i alla våra verksamheter.

Dessa Etiska riktlinjer gäller alla som är anställda hos Neova Oy, dess dotterbolag och företag som kontrolleras av dessa parter (tillsammans ”Neova”). Instruktionerna implementeras i alla koncernföretag genom beslut av styrelsen för Neova Oy och enligt lokala förfaranden.

Vi har för avsikt att lyckas på den konkurrensutsatta arenan genom att vara bäst inom vårt verksamhetsområde. Det är viktigt för oss att på Neova bygga och utveckla företagets verksamhet på lång sikt på ett hållbart sätt. Etiskt beteende utgör grunden för vårt vardagliga arbetssätt, med beaktande av inte bara nationella och internationella lagar och förordningar utan även av förväntningar hos kunder, egen personal och andra intressenter samt Neovas värderingar.

Våra värderingar, som vägleder oss i alla situationer, är:

• Förtroende genom respekt (Trust through respect)
• Mod att utvecklas (Courage to renew)
• Fokus på kundframgång (Focus on customer success)
• Lyckas tillsammans (Achieving together)

Vi främjar rättvis affärspraxis och förväntar oss detsamma från våra affärspartners,
entreprenörer, underentreprenörer, leverantörer, underleverantörer, distributörer och andra samarbetspartners (”Partner”). Detta innebär också att det är viktigt att komma ihåg att dessa Etiska riktlinjer inte kan kringgås genom att använda underleverantörer eller andra partners.

1. Ansvar och efterlevnad av lagar och förordningar

Vi håller våra löften och tillhandahåller tjänster baserat på befintliga yrkesmässiga
riktlinjer och högkvalitativa etiska normer.

Vi följer alla gällande lokala, nationella och internationella lagar och bestämmelser som är tillämpliga på vår verksamhet samt andra åtaganden som gjorts av Neova. Om lagar och förordningar avviker från reglerna i dessa Etiska riktlinjer eller andra Neova-policyer och riktlinjer, agerar vi efter de strängare reglerna. Detta betyder också att om det enda sättet att göra en affär är att agera på ett sätt som är olagligt eller oetiskt, kommer vi att tacka nej till affären.

Varje direktör, chef och medarbetare inom Neova bidrar till vårt ledarskap och tjänstgör som ambassadörer av vårt etiska beteende och vår integritetskultur.

2. Intressekonflikter

Vi undviker intressekonflikter som kan försämra vår affärsmässiga bedömning och, om sådana uppstår, informerar vi om det öppet, eftersom vår personliga fördel inte ska påverka våra beslut.

Vi ska inte arbeta för eller vara delaktiga i, direkt eller indirekt, företag som konkurrerar med Neova eller affärsverksamheten hos en part som står i ett affärsmässigt förhållande till Neova, och vi ska inte heller försöka få personliga ekonomiska eller andra fördelar i affärsrelationer. Förutom att undvika faktiska intressekonflikter ska vi även undvika att ens kunna misstänkas för att intressekonflikter skulle kunna föreligga.

Intressekonflikter är troliga i synnerhet i följande situationer:
– Att sluta avtal med Neovas leverantörer eller partners för personliga ändamål
– Genomföra affärer med ett företag som ägs eller leds av dina familjemedlemmar
– Extern anställning under pågående anställning hos Neova
– Att ha ett väsentligt ägande eller annat intresse i företag som är konkurrenter,
leverantörer eller kunder av Neova
– Personligt engagemang i politisk och social aktivitet – vi välkomnar sådan verksamhet så länge det inte stör utförandet av arbetsuppgifter

3. Integritet – ingen korruption eller bestickning

Vi agerar i överensstämmelse med all tillämplig lagstiftning kring
korruptionsbekämpning, bland annat genom att vägra att ta emot eller erbjuda mutor, smörjpengar eller något av värde för att erhålla eller behålla uppdrag eller otillbörliga fördelar eller förmåner – antingen direkt eller genom en tredje part som agerar på våra vägnar.

Det är vår policy att vi
– alltid betalar för våra egna medarbetares resor och boendekostnader när de besöker leverantörer, konferenser, referensanläggningar etc.
– aldrig erbjuder kontanter eller likvida medel som gåvor eller representation
– bara ger och tar emot representation öppet, för att vara tydliga med att det inte finns något att dölja

Om vi erbjuds några gåvor, representation eller ersättningar som kan anses vara
orimliga eller olämpliga med avseende på möjliga affärstransaktioner, kommer vi,
förutom att vägra att ta emot en sådan gåva, representation eller ersättning, rapportera detta på tillbörligt sätt.

4. Främja rättvis konkurrens – inga konkurrensbegränsningsöverträdelser

Konkurrens ger incitament till effektivitet, den uppmuntrar till innovation och garanterar att konsumenterna får ett större utbud av produkter och tjänster till bästa möjliga pris. Konkurrensbegränsningar är förbjudna över hela världen. Även i en situation där affärer är i fara, är lagefterlevnad det enda tillåtna tillvägagångssättet. I praktiken innebär detta att

– vi inte använder oss av prisfixning, kund- eller marknadsfördelning eller samordning av produktion med konkurrenter
– vi inte diskuterar eller delar känslig information, t.ex. produktionsvolymer eller priser, med konkurrenter i strid med konkurrenslagar,
– vi inte dikterar eller kontrollerar våra kunders återförsäljarpriser
– om vi har en dominerande marknadsposition, kommer vi inte att missbruka en sådan ställning

Varje form av samordnade åtgärder, informella samtal eller ”gentleman’s agreements” som syftar till att begränsa konkurrensen eller kan ha en sådan effekt är förbjudna.

Branschmöten ger möjlighet att träffa konkurrenter och diskutera frågor som rör branschen i allmänhet. Detta är vanligtvis legitimt, förutsatt att de begränsningar som konkurrenslagstiftningen innebär respekteras. Därför bör medarbetare agera med omsorg och inhämta lämplig juridisk rådgivning innan de deltar i sådana möten i fall det föreligger osäkerhet.

5. Vet med vem du gör affärer med – anti-penningtvätt

Vi stöder det internationella samfundets ansträngningar att förebygga och bekämpa
internationell terrorism. Genom att känna till våra kunder och andra affärspartners kan vi minska risken att indirekt bli indragna i olaglig affärsverksamhet. Alla våra medarbetare är skyldiga att följa lagstiftning om penningtvätt och handelssanktioner och respektera handelssanktioner och restriktioner som är en del av internationella embargon och interna nationella insatser för att bekämpa terrorism, inklusive sådana som kan påverka betalningar och andra kapitalrörelser och återexport.

6. Mänskliga rättigheter och arbetsrättigheter

Vi respekterar och observerar internationella mänskliga rättigheter och arbetsrättigheter, inklusive FN:s universella förklaring om mänskliga rättigheter och de grundläggande konventionerna från den internationella arbetsorganisationen ILO. Vi följer rutiner för rättvis och likabehandling av vår personal och tolererar inte diskriminering på grund av ras, nationellt eller etniskt ursprung, medborgarskap, hudfärg, språk, kön, ålder, familjesituation, sexuell läggning, hälsa, religion, sociala åsikter, politisk eller professionell aktivism eller någon annan jämförbar anledning. Vi letar aktivt efter sätt att öka mångfalden, rättvisan och inkluderingen i vår verksamhet. Vi tolererar inte någon form av trakasserier eller mobbning på jobbet och vi tillåter inte tvångsarbete eller barnarbete i vår verksamhet eller i våra Partners verksamhet.

7. Arbetsmiljö

Vi är fast beslutna att tillhandahålla en säker och hälsosam arbetsmiljö för våra
medarbetare och vill att alla ska komma hem från jobbet med hälsan i behåll.

För att nå detta mål investerar vi i proaktiva åtgärder, tydliga ansvarsområden samt
förfaranden för att rapportera och undersöka arbetsmiljöincidenter. Vi rapporterar
omedelbart alla observerade säkerhetsbrister.

8. Miljöpåverkan

Vi är medvetna om miljöpåverkan av vår verksamhet och arbetar för att minimera de negativa effekterna av vår verksamhet på luft, vatten, mark och biologisk mångfald.

Vi uppfyller alla miljökrav som definieras i relevanta lagar, förordningar och miljötillstånd och säkerställer att våra medarbetare har lämplig kunskap och erfarenhet när det gäller miljöfrågor samt att de har resurser för att effektivt kunna uppfylla sina ansvarsåtaganden.

Vi arbetar proaktivt för att förebygga miljöolyckor och säkerställer förmågan att reagera på lämpliga sätt på sådana händelser genom analyser, identifiering av risker och lämpliga förebyggande och korrigerande åtgärder.

Miljööverträdelser och klagomål hanteras systematiskt och kommuniceras med våra
medarbetare och externa intressenter.

9. Transparens

Tydlig och snabb kommunikation bygger tillit och förståelse. Vi registrerar och publicerar uppgifter om vår affärsverksamhet, företagsstruktur, ekonomiska situation och resultat på ett öppet, ärligt och noggrant sätt och i enlighet med gällande lagar och förordningar. Vi uppmanar också andra att ge sina synpunkter, särskilt om deras synpunkter skiljer sig från våra.

10. Neovas tillgångar

Neovas tillgångar omfattar olika materiella och immateriella tillgångar. Vi behandlar Neovas tillgångar med omsorg och använder sådana tillgångar endast för att främja Neovas verksamhet. Samma princip gäller för andra parters tillgångar som innehas av Neova.

11. Affärshemligheter och immateriella rättigheter

I vårt dagliga arbete hanterar vi konfidentiell information som tillhör Neova och våra affärspartners. Att skydda sådan information är oerhört viktigt för oss och utgör en grund för våra framgångar på marknaden och omsorg ska vidtas för att undvika att någon oavsiktligt eller obehörigen ges tillgång till sådan information.

Uppfinningar, patent och andra immateriella rättigheter är ett resultat av innovativt
arbete och FoU-funktioner. Vi måste därför skydda sådana rättigheter. Affärshemligheter och ny kunskap ska inte vidarebefordras till tredje part eller offentliggöras utan tillbörligt skydd.

12. Dataskydd

Syftet med dataskydd är att skydda information som rör en identifierad eller identifierbar fysisk person mot överträdelser vid behandling av sådana personuppgifter. I alla våra verksamheter ska vi skydda och lagligt behandla personuppgifter för alla individer – anställda, kunder, leverantörer och andra intressenter.

13. Samarbete med kunder och leverantörer

Ett av Neovas viktigaste mål är att lyckas tillsammans med våra kunder. Det innebär att vi alltid kommer att agera mot kunder med engagemang, artighet, öppenhet och respekt.

Alla våra leverantörer ska behandlas lika, och vi främjar rättvisa och öppna
anbudsförfaranden. Utöver rena ekonomiska kriterier och kvalitetskriterier beaktar vi företagsansvars aspekter, inklusive miljö- och säkerhetsfrågor vid våra beslut om
leverantörer.

Alla våra leverantörer ska följa Neovas Etiska riktlinjer för leverantörer.

14. Skyldighet att rapportera, övervaka och vidta korrigerande åtgärder

Alla anställda är skyldiga att omedelbart rapportera om bristande överensstämmelse med dessa Etiska riktlinjer till sin överordnade, internrevisionsfunktionen, den juridiska avdelningen eller med hjälp av whistleblowing-systemet på https://report.whistleb.com/sv/Neova.

Brott mot tillämplig lag eller dessa Etiska riktlinjer kommer att hanteras med stort allvar, och sådant beteende kan leda till disciplinära åtgärder och till och med uppsägning.

Vi uppmuntrar våra Partners att rapportera överträdelser av dessa Etiska riktlinjer till Neova.

Den som rapporterar överträdelser av våra Etiska riktlinjer i god tro ska inte bestraffas.

Våra partners ska vara skyldiga att lämna upplysningar och uppgifter samt låta oss
utföra revisioner avseende frågor som omfattas av dessa Etiska riktlinjer på begäran av Neova, såtillvida detta inte strider mot deras lagstadgade skyldigheter kring att delge upplysningar.

Om Neova konstaterar att en partner inte uppfyller de krav och förväntningar som anges i dessa Etiska riktlinjer, kommer Neova att erbjuda vägledning där det specificeras vilka frågor som behöver korrigeras eller förbättras. Partnern måste då omedelbart vidta korrigerande åtgärder i enlighet med Neovas rekommendationer.
Alla partner ska förstå att Neova har rätt att avbryta utestående order, annullera framtida beställningar eller säga upp avtalet med Partnern i händelse av brott mot dessa Etiska riktlinjer.

Godkänd av styrelsen den 7 november 2024

Kekkilä-BVB är en del av Neova Group